Zeitfresser – Wo verschwindet eigentlich deine Zeit?

10 Tipps für ein besseres Zeitmanagement

Manchmal hat eine Stunde einfach nicht genügend Minuten. Heute schaffe ich das nicht mehr! Das mache ich morgen. Ist ja nicht so schlimm, wenn ich das heute nicht mehr erledige, oder?

Der Kopf ist voll, man arbeitet zu viel, verbringt seine Freizeit vor dem Fernseher beim Serien gucken, oder mit dem Smartphone auf der Couch. Kennen wir doch alle, oder? Wie schön wäre es doch, wenn wir nicht immer so viel aufschieben würden und manchmal die Dinge einfach direkt erledigen würden, und uns nicht mit irgendwelchen Dingen verzetteln würden, oder der Kaffeetratsch nur 10 Minuten statt plötzlich 30 gedauert hätte. Arbeitest du vielleicht im Büro? Kennst du das Gefühl, wenn der Posteingang am Ende des Tages leer ist und du mit gutem Gewissen nachhause gehen kannst? Der Schlüssel zu mehr (Frei-) Zeit heißt Zeitmanagement.

Erfolgreiches Zeitmanagement hilft uns dabei effektiver im Erledigen unserer Aufgaben zu werden, damit wir mehr Zeit für die Dinge haben die uns wichtig sind. Außerdem hilft es dir dabei mehr Kontrolle über dein Leben zu bekommen – privat und beruflich. Wenn du das Gefühl hast Herr/Frau über deine Zeit zu sein fühlst du dich selbstbewusster, bist ausgeglichener und hast mehr Energie. Auf unvorhergesehene Dinge kann so leichter reagiert werden, anstatt das sie einen gleich im Fluss stoppen.

Hier haben wir für euch 10 einfache Möglichkeiten „Herr“/“Frau“ über eure Zeit zu werden:

  1. Sei dir bewusst darüber, für was du deine Zeit verwendest

Führe für 1 – 2 Wochen ein Logbuch in dem du in 15 Minuten Intervallen festhältst was du gemacht hast. So kannst du nach dieser Zeit herausfinden, für was du die meiste Zeit aufwendest und wo du ggf. Zeit einsparen kannst.

  1. Setze Prioritäten

Um Prioritäten zu setzen ist es notwendig zwischen „wichtigen“ und „dringenden“ Aufgaben zu unterscheiden. Meistens sind die wichtigen Aufgaben nicht die dringendsten, jedoch ist es fast immer so das die dringenden Aufgaben unser Leben dominieren. Denke daran die wichtigen und dringenden Dinge zuerst und selbst zu erledigen. Alles was nicht wichtig aber dringend ist versuche abzugeben. Wichtige aber nicht dringende Aufgaben kannst du auf die To-Do Liste setzen. Ja und der Rest? – Wenn etwas nicht wichtig und auch nicht dringend ist, darfst du tatsächlich darüber nachdenken es einfach nicht zu machen.

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  1. Verwende ein Planungswerkzeug

Mache dir die Möglichkeit der Planung zu Nutze um produktiver zu werden. Ganz gleich ob es ein Kalender, dein Smartphone, der Computer, Indexkarten, Flipcharts, ein Notizbuch, oder ein Diktiergerät ist, Ziel ist es etwas zu finden, was dir gefällt und mit dem du gut arbeiten kannst. Wichtig dabei – schaue täglich hinein, habe es immer dabei, notiere dir darin eine Liste deiner Prioritäten und schaue sie dir immer wieder an, sollte es elektronisch sein – Akku aufladen nicht vergessen, ach ja und am besten ein automatisches Backup einstellen!

  1. Organisiere dich

Schlechte Organisation ist einer der Hauptgründe für schlechtes Zeitmanagement. Somit müssen wir als erstes Ordnung in unser Chaos bringen. Eine einfache Methode sind die 3 Boxen (Behalten, Verschenken, Wegwerfen). Sortiere deine Dinge und entscheide, was du behältst, was du weitergibst, z.B. an FreundInnen, KollegInnen oder an gemeinnützige Vereine, und von was du dich trennst. Danach wird es Zeit ein System zu entwickeln, wie du mit neuen Aufgaben und Informationen umgehst. Ganz allgemein hast du dafür fünf Optionen.

  • Wegwerfen, löschen oder sonst irgendwie loswerden
  • Delegieren
  • Mach es selbst, dann wegwerfen oder ablegen
  • Plane es ein (To-Do Liste) und leg es solange zur Seite bis es gebraucht oder notwendig wird
  • Lege es dauerhaft ab, so dass du es später leicht finden kannst
  1. Teile dir deine Zeit „richtig“ ein

Auch die sehr beschäftigten Menschen finden Zeit für Dinge, die sie gerne machen und die wichtig für sie sind. Zeitplanung ist nicht nur, sich Dinge aufzuschreiben und einen Kalender zu führen, sondern auch das Commitment sich Zeit dafür zu nehmen, was man gerne machen möchte. Versuche dir deine Zeit maximal für ¾ des Tages zu verplanen, um noch Freiräume für Kreativität und Spontanität, wie träumen, nachdenken oder lesen, zu lassen.

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  1. Delegiere – hole dir Hilfe

Delegieren bedeutet, Aufgaben abzugeben und sich damit freie Zeit für sich selbst zu schaffen. Es beginnt damit zu überlegen, welche Aufgaben du abgeben könntest und dann die richtige Person dafür zu finden. Du brauchst dafür Leute die sich damit auskennen, die Erfahrung mitbringen und auch Interesse dafür zeigen. Wenn du delegierst, achte darauf genaue und detaillierte Anweisungen zu geben, damit die Person auch alles nötige weiß, um die Aufgabe durchführen zu können.

  1. Höre auf dich abzulenken

Es gibt viele Gründe, warum wir gewisse Aufgaben aufschieben. Vielleicht sehen wir uns der Aufgabe nicht gewachsen, oder sie macht uns keinen Spaß. Versuche große oder unliebsame Aufgaben in kleinere Segmente aufzuteilen, um Teilerfolge zu haben und setze dir realistische Deadlines.

  1. Denke über deine externen Zeitfresser nach

Smartphone

  • Richte deine Mailbox ein und plane Zeit ein um Leute zurückzurufen
  • Vermeide Small Talk
  • Stehe während dem Telefonat auf, dann wird es kürzer
  • Lass andere wissen, wann du erreichbar bist
  • Nutze Wartezeiten, um auf Nachrichten zu reagieren
  • Stelle unnötige Notifikationen ab
  • Nutze den „Ruhemodus“ wenn du nicht erreichbar bist, bzw. sein willst

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TV

  • Wenn du unbedingt fernsehen musst, dann plane dir Zeit dafür ein, z.B. täglich eine Folge deiner Lieblingsserie
  • Vermeide wahlloses zappen durch das Programm
  • Gewöhne dir an ohne Fernseher einzuschlafen, somit kannst du deine Gedanken ordnen und wirst nicht direkt vor dem Einschlafen noch mit Reizen überflutet. Dein Schlaf wird dadurch viel erholsamer!

Unerwarteter Besuch

  • Teile Menschen genau mit, zu welchen Uhrzeiten sie vorbeikommen können
  • Sollte es einmal nicht gehen, teile der Person freundlich mit, dass du im Moment keine Zeit hast und verabrede dich zu einem anderen Termin
  • Gib deinem Gegenüber eine Vor-Ab-Information über die Dauer des Besuches (Heute kann ich leider nur bis 21:00 Uhr. Ich habe gerne 10 Minuten Zeit, wenn es länger dauert wäre es mir lieber wir würden einen anderen Termin finden.)
  • Wenn jemand zu dir ins Büro kommt, steh auf und unterhalte dich stehend mit der Person

Meetings

  • Du solltest über den Grund des Meetings im Vorfeld Bescheid wissen
  • Sei pünktlich
  • Starte und beende das Meeting pünktlich
  • Bereite eine Agenda vor und halte dich daran
  • Plane keine Meetings, wenn sie nicht notwendig sind und keinen speziellen Grund haben

Post & E-Mail

  • Nimm dir Zeiträume zur Bearbeitung von E-Mails, aber lass nicht zu viel auflaufen
  • Versuche jede Mail nur einmal behandeln zu müssen, wenn notwendig greif schnell zum Hörer, das spart Zeit
  1. Hör auf mit Multitasking

Psychologische Studien haben mittlerweile bewiesen, dass Multitasking nicht zeitsparend ist, ganz im Gegenteil sogar. Du verlierst Zeit, wenn du dauernd von einer zur anderen Sache springst, was zu einem Verlust an Produktivität führt. Dauerndes Multitasking kann dazu führen, dass du Schwierigkeiten mit deiner Konzentration bekommst und dich schwer fokussieren kannst, wenn es notwendig ist.

  1. Achte auf deine Gesundheit

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Das Wichtigste ist jedoch die Aufmerksamkeit, die du dir selbst gibst. Plane Zeit zum Entspannen ein, achte darauf genug zu schlafen, oder tu einfach mal gar nichts, um dich zu erholen. Das ist der effektivste Weg Energie für deinen Tatendrang zu sammeln. Finde heraus zu welchen Zeiten du am meisten Energie hast, da bist du auch am effizientesten, also nutze diese Zeiten für schwierige Aufgaben, die viel Konzentration von dir fordern. Schlechtes Zeitmanagement kann zu Müdigkeit, Launenhaftigkeit und aber auch zum vermehrten Kranksein führen. Also, nimm dir Zeit für dich und achte darauf, dass du dich gut, gesund und wohl fühlst.

Ganz gleich, welche Strategien du für dich anwendest, denke immer daran sie auch für dich zu reflektieren und gegebenenfalls anzupassen. Stell dir selbst ein paar einfache Fragen:

Hast du eine gute Work/Life Balance?

Erreichst du/arbeitest du an den Dingen, die dir im Leben am wichtigsten sind?

Investierst du genug Zeit in dein eigenes Wohlbefinden?

Wenn eine Antwort auf diese Fragen „nein“ ist, dann solltest du dein Zeitmanagement nochmal überdenken und Wege finden die besser für dich funktionieren. Und vergiss nicht, gutes Zeitmanagement macht dich nicht nur zufriedener, sondern verhilft dir leichter zu Erfolgserlebnissen, beruflich und privat, du wirst produktiver und fühlst dich wohler! Immerhin hast du ja mehr Zeit für die Dinge im Leben die dir besonders wichtig sind.

Viel Spaß mit deiner neu gewonnen Zeit!

Dein Peter

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